Puheenjohtajan vastuulla

Pöytäkirjan laatimisesta ja oikeellisuudesta vastaa kokouksen puheenjohtaja. Vaikka käytännössä usein onkin niin, että kokouksen sihteeri kirjoittaa pöytäkirjan, sen sisällöstä silti vastaa puheenjohtaja.

Puheenjohtaja varmentaa allekirjoituksellaan pöytäkirjan. Usein on tapana, että myös pöytäkirjan kirjoittanut sihteeri laittaa siihen nimikirjoituksensa.

Tarkastus

Yhdistyksen kokouksen pöytäkirja tarkastetaan yleensä valitsemalla tätä tehtävää varten vähintään kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirjantarkastajat tarkastavat, että pöytäkirja vastaa kokouksen kulkua. Koska pöytäkirja on kokouksen puheenjohtajan käsitys kokouksen kulusta, pöytäkirjantarkastajilla ei ole oikeutta muuttaa sitä. Heidän tulee joko hyväksyä se tai jättää hyväksymättä.

Mikäli pöytäkirja ei pöytäkirjan tarkastajien mielestä vastaa kokouksen kulkua, he voivat pyytää puheenjohtajaa muuttamaan sitä. Mikäli pöytäkirjantarkastajat ja puheenjohtaja eivät pääse yhteisymmärrykseen pöytäkirjan sisällöstä, se tarkastetaan seuraavassa vastaavassa kokouksessa.

Myös kokous voi tarkastaa pöytäkirjan

Kiireellisissä tapauksissa kokous voi tarkastaa pöytäkirjan itse joko kokonaan taikka jonkun määrätyn pykälän osalta. Mikäli tarkastus tehdään kokouksessa vain jonkun pykälän osalta, merkitään pöytäkirjaan kyseisen pykälän kohdalle, että se on tarkastettu kokouksessa. Jos koko pöytäkirja tarkastetaan kokouksessa, tehdään tarkastuksesta oma pykälänsä pöytäkirjan loppuun.
Yhdistyksen hallituksen kokouksissa on usein tapana tarkistaa pöytäkirja seuraavassa kokouksessa. Tällä tavalla pystytään samalla palauttamaan mieleen, mitä viimeksi on päätetty.