Yhdistyksellä on lakimääräinen velvollisuus pitää luetteloa jäsenistään. Näin myös Kokoomuksen paikallisyhdistyksissä. Vaikka siis puolue tarjoaakin keskitetyn jäsenrekisterin palveluita yhdistyksille, jäsenrekisterin sisällöstä on vastuussa kunkin yhdistyksen hallitus.
Jäsenen näkymä, ”Kokoomusapplikaatio”
Jokaisen jäsenen käyttöön tarkoitettuun asiointijärjestelmään pääsee osoitteesta asiointi.kokoomus.fi .
Jokainen kokoomuksen jäsen pääsee näkemään ja muokkamaan omia tietojaan. Jäsen pääsee katsomaan jäsenrekisteristä kaikki itseään koskevat tiedot ja muokkaamaan lähes kaikkia tietojaan; siellä voi esimerkiksi tehdä osoitteenmuutoksen tai maksaa jäsenmaksun.
Sisäänkirjautumiseen tarvitaan jäsennumero tai sähköposti sellaisena, kuin se on jäsentietojärjestelmään tallennettu. Ensimmäistä kertaa kirjauduttaessa voi pyytää järjestelmää jähettämään sähköpostiin linkin, jonka avulla voi luoda itselleen salasanan seuraavia kirjautumisia varten.
Asiointijärjestelmän kautta on mahdollista tarkastella tulevia kokoomustapahtumia, osallistua keskusteluihin ja verkostojen toimintaan.
Yhdistysjohdon näkymä
Yhdistyksen puheenjohtajalla, sihteerillä ja taloudenhoitajalla on oikeudet tarkastella ja osin muokatakin kaikkien yhdistyksensä jäsenten tietoja. He kirjautuvat järjestelmään osoitteesta kilta.kokoomus.fi. Kilta -järjestelmän käyttöön oikeutetuille henkilöille annetaan erilliset ohjeet järjestelmässä käytettävästä kaksinkertaiseen varmistukseen perustuvasta sisäänkirjautumisesta ja järjestelmän käytöstä.
Kilta -järjestelmässä käyttäjät voivat tarkastella oman yhdistyksensä jäsentietoja sekä jäsenmaksutilannetta reaaliajassa ja mm.
- Päivittää kaikkien yhdistyksensä jäsenten henkilötietoja, kuten osoitteen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, ammatin ja ammattiliiton
- Hakea jäsenten tiedot pdf-muodossa, tulostaa osoitetiedot tarramuodossa tai hakea ajan tasalla olevat sähköpostiosoitteet
- Päivittää yhdistyksen tilinumeron ja kotisivun osoitteen
- Ilmoittaa seuraavan vuoden jäsenmaksun (yhdistyksen perimän jäsenmaksuosuuden)
- Tulostaa jäsenraportteja esimerkiksi vuosikokouksia varten (esim. tasavuosia täyttävät)
- Tulostaa raportteja jäsenmaksurästeistä yhdistyksen omia perintätoimia varten
- Erottaa jäsenen maksamattomien jäsenmaksujen vuoksi (hallituksen käsittelyn jälkeen)
- Luoda yhdistykselle tapahtumia ja markkinoida niitä
Jäsentietojärjestelmä palvelee hyvin niin yhdistystä, piirijärjestöä kuin puoluetta, kun jokainen jäsen ohjataan pitämään omat tietonsa ajan tasalla. Myös puoleen nettisivuille jokaisen Kokoomusyhdistyksen tiedot päivitetään säännöllisesti suoraan jäsenrekisteristä. Tämä helpottaa mm. uuden jäsenen yhteydenottoa yhdistykseesi.