Kokouksen ajankohdan valinta
Yhdistyksen säännöt määräävät, mihin aikaan vuodesta kokoukset tulee pitää. Kokoomusyhdistyksen sääntöjen mukaan kahden kokouksen järjestelmässä kevätkokous on pidettävä huhtikuun loppuun mennessä ja syyskokous marraskuun loppuun mennessä. Yhden kokouksen järjestelmässä vuosikokous on pidettävä huhtikuun loppuun mennessä. Kokouksen tarkemman ajan ja paikan päättää yhdistyksen hallitus.
Yhdistyksen muut kokoukset, hallituksen ja toimielinten kokoukset sekä muut tapahtumat ja kokoontumiset vai pitää sellaisena ajankohtana, mikä yhdistykselle ja jäsenistölle parhaiten sopii.
Kokouksen ajankohtaa suunniteltaessa kannattaa ottaa huomioon muutamia asioita:
- Järjestä kokous niin, että ehdit kutsua sen koolle
- Järjestä kokous niin, että ehdit valmistella esille tulevat asiat
- Valitse sellainen ajankohta, että ihmiset ehtivät tulla kokoukseen
- Mitä TV-ohjelmia tulee?
- Mitä muita tapahtumia paikkakunnalla on?
- Ovatko ihmiset kesämökeillään tai muiden harrastusten parissa?
Arvioi myös, kuinka kauan kokous tulee kestämään
- Onko osallistujilla mahdollisuus olla loppuun saakka paikalla?
- Kuinka kauan osallistujat jaksavat keskittyä käsiteltäviin asioihin?
