Kokouksen koollekutsumiseen liittyy on kaksi toisistaan poikkeavaa näkökulmaa.
Ensinnä on luonnollisestikin on pidettävä huolta, että kokouksen koollekutsuminen täyttää sääntöjen asettamat vaatimukset, jotta kokous olisi laillinen. Toinen, vähintään yhtä tärkeä asia on, että kuinka kokoukseen tuleminen tehdään jäsenille niin houkuttelevaksi, että he saapuvat paikalle.
Kokouskutsusta tulee ilmetä:
- yhdistyksen nimi
- mistä kokouksesta on kysymys (kevät-, syys-, ylimääräinen)
- missä kokous pidetään
- koska kokous pidetään
- mitä asioita kokouksessa käsitellään
- päiväys ja allekirjoitus
Kokoomusyhdistyksen sääntöjen mukaan kokouskutsu on julkaistava vähintään yhtä viikkoa ennen kokousta yhdistyksen toiminta-alueen sanoma- tai paikallislehdessä tai lähetettävä kirjallisesti yhdistyksen jäsenille.
Jäsenet paikalle
Mikäli jäsenten todella halutaan osallistuvan kokoukseen, ei sääntöjen määräyksen täyttäminen riitä. Koeteltuja keinoja jäsenten saamiseksi paikalle ovat esimerkiksi seuraavat:
- henkilökohtainen tapaaminen ja keskustelu
- puhelinsoitto
- sähköpostiviesti
- kimppakyyti kokouspaikalle
- mielenkiintoista oheisohjelmaa
- tunne siitä, että jäsenillä on todellinen mahdollisuus vaikuttaa asioihin
Erityisesti uusiin jäseniin on syytä olla henkilökohtaisesti yhteydessä ja rohkaista heitä saapumaan kokoukseen. He ovat altteimpia ryhtymään aktiivijäseniksi, mutta saattavat arkailla mukaan tulemista.
Niin kokouksiin kuin muihinkin yhdistyksen tilaisuuksiin saapuvat varmimmin paikalle ne jäsenet, joilla on henkilökohtaista vastuuta tapahtuman järjestelyistä. Tästä siis seuraa, että mitä laajemmalle joukolle järjestelyvastuuta pystytään jakamaan, sitä enemmän jäseniä on paikalla.
Kaksi erilaista kokouskutsua saman päivän lehdessä jo vuosien takaa. Kumpaanko menisit mieluummin?
