Kokouksen alkutoimien tarkoituksena on luoda puitteet kokouksen päätöksenteolle. Tässä yhteydessä varmistetaan, että kokous on muodollisesti päätöksentekovaltainen ja päätetään kokouksenssa noudatettavista pelisäännöistä.
Kokouksen alkutoimiin kuuluu
- kokouksen avaus
- kokouksen järjestäytyminen
- kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
- esityslistan vahvistaminen
- ilmoitusasiat
Kokouksen avaus
Yhdistyksen kokouksen avaa kokouksen koollekutsujan eli yhdistyksen hallituksen määräämä henkilö. Useimmiten on luontevaa, että avaajana toimii yhdistyksen puheenjohtaja.
Jos puheenjohtaja on ei pääse paikalle, voi yhdistyksen hallitus määrätä jonkun muun avaamaan kokouksen.
Järjestäytyminen
Kokoomusyhdistyksen sääntöjen mukaan sääntömääräisen kokouksen tulee valita itselleen puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjan tarkastajat ja ääntenlaskijat.
Kokous voi järjestäytymisen yhteydessä halutessaan vahvistaa työjärjestyksen, jossa voidaa määrätä esimerkiksi puheenvuorojen pyytämistavasta tai muutosesitysten tekemisestä kirjallisena. Pienissä kokouksissa se ei yleensä ole tarpeen.
Kokouksen puheenjohtaja
Kokouksen puheenjohtajavalinnalla on erittäin suuri merkitys kokouksen onnistumiselle. Kokouksen puheenjohtajaksi on perusteltua syytä valita yhdistyksen äänivaltainen jäsen, vaikka muukin henkilö määräysten mukaan voi toimia kokouksen puheenjohtajana. Tällaista tilannetta tulisi kuitenkin välttää mm. siksi, että mikäli kokouksessa suoritettavassa äänestyksessä tulisi tasatulos, puheenjohtajan kanta ratkaisisi kokouksen kannan, vaikka hän ei olisi voinut osallistua itse äänestykseen.
Puheenjohtajan tulee antaa kokouksen keskustella rauhassa tärkeistä asioista, jotta kaikkien mielipiteet tulevat esiin ja jotta kokouksen päätökseksi muodostuu osallistujien yhteinen tahto. Toisaalta rutiiniasioiden kohdalla hyvä puheenjohtaja vie kokousta reippaalla vauhdilla eteenpäin.
Puheenjohtajan on syytä tuntea sekä käsiteltävien asioiden taustoja sekä kokoustekniikkaa. Kokouksen osanottajien tuntemuksesta on myös hyötyä.
Yhdistyksen sääntömääräisessä kevätkokouksessa tai vuosikokouksessa päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle. Koska yhdistyksen edellisen vuoden hallituksen jäsenet ovat esteellisiä ottamaan osaa tämän asian käsittelyyn, he eivät voi tällöin toimia kokouksen puheenjohtajana. Jos kokouksessa ei kuitenkaan ole paikalla muita kuin esteellisiä henkilöitä, tästä vaatimuksesta joudutaan käytännön syystä tinkimään.
Kokouksen puheenjohtajan tehtävät
- jakaa puheenvuorot kokouksessa
- valvoo puheenvuorojen pysymistä käsiteltävässä asiassa
- toteaa päätösesitykset
- tekee äänestysesitykset
- muotoilee päätökset pöytäkirjaa varten
- valvoo tehtävien päätösten laillisuutta ja sääntöjen mukaisuutta
- valvoo kokouksen yleistä järjestystä
- vastaa pöytäkirjan kirjoittamisesta
- allekirjoittaa kokouksen pöytäkirjan
Kokouksen sihteeri
On makuasia, onko kokouksen sihteeri kokouksen toimihenkilö lainkaan, vai onko hän pelkästään kokouksen puheenjohtajan tekninen avustaja.
Vaikka yleinen käytäntö onkin, että sihteeri kirjoittaa pöytäkirjan, hänen tulee kirjoittaa se siihen muotoon, kuin kokouksen puheenjohtaja määrää. Yhdistyslain mukaan nimenomaan kokouksen puheenjohtaja vastaa, että kokouksesta tehdään pöytäkirja. Tästä syystä usein on perusteltua, että kokous ei valitse sihteeriä, vaan puheenjohtaja kutsuu itselleen sihteerin. Viimekädessä sihteerin valinnasta päättää kuitenkin kokous.
Kokouksen sihteerin päätehtävänä on avustaa kokouksen puheenjohtajaa hänen vastatessaan kokouksen pöytäkirjan valmistumisesta. Lisäksi hän auttaa puheenjohtajaa tämän muissa tehtävässä.
Kokouksen sihteerin tehtävät
- tekee muistiinpanot kokouksen pöytäkirjaa varten
- kirjoittaa kokouksen pöytäkirjan puheenjohtajan määräämällä tavalla
- auttaa puheenjohtajaa puheenvuoropyyntöjen kirjaamisessa
- auttaa puheenjohtajaa tehtyjen esitysten kirjaamisessa
Pöytäkirjantarkastajat
Pöytäkirjantarkastajia on valittava kaksi. Pöytäkirjantarkistajien tehtävänä on varmentaa, että kokouksesta laadittava pöytäkirja vastaa kokouksen kulkua.
Mikäli syntyy tilanne, että pöytäkirjantarkastajat eivät halua hyväksyä pöytäkirjaa siinä muodossa, kuin sihteeri on sen puheenjohtajan pyynnöstä kirjoittanut, heillä ei ole oikeutta muokata pöytäkirjaa. Tässä tapauksessa pöytäkirjantarkastajien on neuvoteltava puheenjohtajan kanssa kaikki osapuolia tyydyttävän ratkaisun löytymiseksi. Mikäli ratkaisua ei löyty ja pöytäkirja jää tarkastamatta, tarkastuksen suorittaa seuraavaa vastaavantasoinen kokous.
Pöytäkirjantarkastajien tulee olla kokouksessa paikalla koko kokouksen ajan. Jos pöytäkirjantarkastaja joutuu poistumaan kokouksesta, hänen tilalleen tulee valita uusi. Näin myös siinä tapauksessa, että pöytäkirjantarkastaja toimii myös ääntenlaskijana ja joutuu ääntenlaskun vuoksi olemaan pois kokouksesta. Toinen vaihtoehto on keskeyttää kokous ääntenlaskun ajaksi.
Olisi parempi, että pöytäkirjantarkastajat eivät olisi jäävejä niiden asioiden käsittelyssä, joista kokouksessa päätetään. Tästä tavoitteesta joudutaan pienissä kokouksissa usein tinkimään.
Ääntenlaskijat
Ääntenlaskijoiden määrästä ei ole olemassa mitään määräyksiä, usein heitäkin valitaan kaksi.
Kokouksen ääntenlaskijat tehtävänimikkeensä mukaisesti auttavat puheenjohtajaa selvittämään, mitä mieltä kokouksen osallistujat ovat eri päätösesityksistä.
Jos kokous ei järjestäytymisen yhteydessä valitse ääntenlaskijoita, niin heidät voidaan valita myöhemminkin kokouksen kestäessä, mikäli ääntenlaskuun ilmenee tarvetta.
Yhdistyksen hallituksen kokouksessa ei yleensä erillisiä ääntenlaskijoita tarvita, vaan puheenjohtaja voi laskea äänet itse.