Tiedottaminen ja markkinointi

Tapahtumaa ei kannata järjestää salassa, mikäli sinne halutaan osallistujia paikalle. Tiedottaminen ja markkinointi ovat avainasemassa tapahtuman onnistumisen kannalta.

Tiedottamissuunnitelma

Kohderyhmä määrittää sen millaisia tiedotuskanavia kannattaa käyttää. Useammalla kanavalla varmistetaan viestin varmempi perille meno. Markkinoinnin kohdentaminen oikein on avainasemassa. Tiedottamista ja markkinointia varten on hyvä laatia konkreettinen suunnitelma, josta käy ilmi:

1. viestintäkanavat
2. vastuuhenkilö(t)
3. aikataulut
4. budjetti
5. tavoitteet

Tiedottamis- ja markkinointisuunnitelman pohjana voi käyttää alla olevia kysymyksiä.

1. Mitä?
2. Kenelle?
3. Milloin?
4. Kuka?
5. Tavoitteet?

Henkilökohtaisuus on valttia

Parhaaseen tulokseen markkinoinnissa päästään henkilökohtaisella yhteydenotolla. Sähköpostilla tavoitetaan monia, mutta soitto puhelimella tekee tapahtumasta henkilökohtaisemman. Mainos lehdessä tai sosiaalisessa mediassa, levittää tapahtumaa laajemmalle. Käytettiinpä mitä tahansa välinettä, voi muistutusviesti tapahtuman lähestymisestä olla paikallaan.