Tapahtuman käytännön järjestelyt

Hyvä tapahtuma järjestetään kohderyhmälle oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Mikäli kohderyhmä on laaja, esimerkiksi kuntalaiset, on keskeisellä sijainnilla merkitystä. Näin tapahtumaan saattaa pistäytyä ohikulkijoitakin.

Paikan valinnassa kannattaa huomioida tavoitellun kohderyhmän lisäksi sisällön asettamat vaatimukset (esimerkiksi tarvittava tekniikka), tapahtuma-aika, tavoiteltu osallistujamäärä, sijainti ja kulkuyhteydet, esteettömyys ja tilasta aiheutuvat kustannukset. Mikäli sopivia paikkoja on useampia, kannattaa ne kilpailuttaa. Jos mahdollista, niin tilaan kannattaa käydä tutustumassa etukäteen. Ennen tutustumiskäyntiä on hyvä koota lista siitä mitä tapahtuman käytännönjärjestelyt vaativat. Tapahtuman paikkaa suunnitellessa kannattaa ottaa huomioon sen helppo saavutettavuus esim. julkisilla kulkuvälineillä.

Tapahtuman ajankohtaa suunniteltaessa kannattaa kartoittaa mahdolliset päällekkäisyydet muiden tapahtumien kanssa sekä loma-ajat. Ajankohtaa kannattaa miettiä myös tavoiteltavan kohderyhmän mukaan. Ehtivätkö esimerkiksi opiskelijat, työssäkäyvät, kotiäidit ja eläkeläiset samaan tapahtumaan. Jos parhaimman ajankohdan löytäminen arveluttaa niin kysy kohderyhmältä. Jo muutaman ihmisen testiotos antaa suuntaviivoja parhaalle ajankohdalle.
Mikä tekee tapahtumasta Kokoomus-tapahtuman?

• Tarvitaanko paikalle Kokoomuksen roll uppeja, (piiritoimistolta)
• ilmapalloja, (kokoomuspuodista)
• esitteitä tai muuta jakomateriaalia (itse tulostettuja)

Tapahtumaan liittyvien tuotteiden valinnassa kannattaa huomioida mahdollisimman pitkä elinkaari ja kierrätettävyys sekä koittaa kaikin tavoin eliminoida tuotetun jätteen määrää. On suositeltavaa käyttää kotimaisia tuotteita ja palveluita aina kun mahdollista.

Mikäli tapahtumassa tarjoillaan elintarvikkeita, kannattaa mahdollisuuksien mukaan huomioida yleisimmät erikoisruokavaliot kuten laktoositon, gluteiiniton ja kasvisruokavalio. Tapahtumaan tulee huolehtia riittävä määrä jäteastioita ja mahdollisuuksien mukaan kierrätysastioita sekä pitää ympäristö muutenkin siistinä niin tapahtuman aikana kun sen jälkeenkin.

Tapahtuman jälkeen

Tapahtuman järjestämisen aikana eri tahoille kertyy paljon materiaalia projektin etenemiseen liittyen. Suunnitelmat, muistiot ja materiaalit kannattaa kerätä talteen ja arkistoida. Tulevia tapahtumia varten kannattaa kirjata ylös niin onnistumiset kuin epäonnistumisetkin.
Muista kiittää niin tapahtumaan osallistuneita kuin tapahtuman järjestelyihin osallistuneita!