Millainen on hyvä tapahtuma
Hyvän tapahtuman suunnittelu on aloitettu ajoissa. Tapahtuman järjestäminen on projekti, johon kuuluu ideointi– ja suunnitteluvaihe, toteutus ja päätös.
Tapahtuman ideointi
Ideointivaiheeseen kannattaa panostaa aikaa ja resursseja, sillä näin käyttöön saadaan ehkä sellaisiakin ideoita joita ei aiemmin osattu ajatellakaan. Mitä useampi osallistuu ideointi, sitä monipuolisempia näkökulmia saadaan mukaan.
Kerää, yhdistele, karsi, jalosta ja tarkastele tulosta monelta kannalta
Ideoinnin alkuvaiheessa kannattaa siis ensin kiinnittää huomiota määrään ja vasta myöhemmin laatuun. Erilaisia ideointitekniikoita, kuten aivoriihi tai mindmap, kannattaa käyttää hyödyksi. Ideoiden keräämisen jälkeen niitä on syytä yhdistellä, karsia, jatkojalostaa sekä tarkastella kriittisesti siitä näkökulmasta ovatko ne toteuttamiskelpoisia. Onko siis osaamista, aikaa, rahaa tai tekijöitä. Näin tapahtuman onnistuminen mahdollistuu ja turhautumisen riski pienenee.
Suunnittelu
Suunnitteluvaiheessa otetaan askeleita kohti tapahtuman toteuttamista ja konkreettisia tekoja. Alla on lista kysymyksistä, jotka auttavat muodostamaan suunnitelman tapahtuman toteuttamiseksi.
- Mikä on tapahtuman tavoite? Miksi tapahtuma järjestetään?
- Mikä on kohderyhmä? Kenelle tapahtuma järjestetään?
- Millainen sisältö tapahtumassa on?
- Milloin ja missä tapahtuma järjestetään?
- Kuinka kohderyhmä saavutetaan?
- Mikä on tapahtuman budjetti?
- Kuinka tapahtuma toteutetaan? Työnjaon organivsointi?
- Kuinka tapahtuma arvioidaan?
