Tapahtuman talous

Tapahtuman budjetti on syytä olla selvillä alusta saakka ja sitä on tarkkailtava suunnittelun ja toteuttamisen aikana. Budjetti on usein helpompi ylittää kuin alittaa, joten kannattaa kartoittaa huolella millaisia menoja tapahtumasta syntyy ja millaisia tuloja on mahdollisuus saada. Joskus syntyy myös ennalta arvaamattomia menoja, joihin on syytä varautua.
Karkeasta jaoteltuna tapahtumasta saatavat tulot muodostuvat yleensä

• yhdistyksen omasta rahoituksesta,
• osallistumismaksuista tai pääsylipputuloista,
• mahdollisista myyntituloista,
• yhteistyökumppaneiden osuudesta sekä
• muista tuista ja avustuksista.

Menopuolen muodostavat tapahtumapaikan

• vuokra ja tarjoilut,
• markkinointi,
• mahdolliset puhujapalkkiot,
• tekniikka ja
• luvat.

Tapahtuman talouden kannalta on oleellista onko tapahtuma maksuton vai maksullinen osallistujille. Maksullisuutta pohtiessa kannattaa miettiä karsiiko se osallistujia, kuinka suuri osuus tapahtuman kuluista maksulla on tarkoitus kattaa ja kuinka paljon itse olisit valmis maksamaan kyseisestä tapahtumasta.

Jos kulut yllättävät…

Mikäli tapahtuman hinta uhkaa karata korkeaksi, kannattaa miettiä asioita uudella tavalla. Onko jotakin karsittavaa, voidaanko asioita tehdä halvemmalla tai jopa maksutta, löytyykö jäsenistöstä sellaista osaamista, jolla kuluja voidaan alentaa? Hyviä ja koeteltuja keinoja yhdistyksen varainhankintaan löytyy Tämän oppaan kohdasta varainhankinta.