Sihteeri

Sihteerin tehtävänä on

• yhteistoiminnassa puheenjohtajan kanssa valmistella hallituksen ja yhdistyksen kokouksissa esille tulevat asiat
• panna täytäntöön hallituksen päätökset sekä sen ohjeiden mukaan yhdistyksen kokousten päätökset
• pitää pöytäkirjaa hallituksen kokouksissa
• pitää toimintatilastoa
• laatia ehdotukset yhdistyksen toimintakertomukseksi sekä seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaksi
• tehdä määräaikaisaikaisilmoitukset sekä laatia tilastot kunnallisjärjestölle, piirille ja puolueelle
• hoitaa yhdistyksen kirjeenvaihto ja laatia tarvittavat asiakirjat
• vastata yhdistyksen rekisteriasioiden, arkiston, jäsenrekisterin hoidosta
• toimittaa tiedotusvälineille tietoja yhdistyksen toiminnasta
• pitää luetteloa yhteisöjen ja henkilöiden merkkipäivistä

Sihteerin tehtäviä voidaan jakaa yhdistyksessä vahvistettua työnjakoa noudattaen useammalle henkilölle.

Jaettu malli

Jos on mahdollista tai halutaan, niin sihteerin ja tiedotusvastaavan tehtävät kannattaa jakaa useammalle henkilölle. Sihteerin ja tiedottajan tehtävät on järkevää yhdistyksessä ensisijaisesti jakaa toimijoiden osaamisen ja kiinnostuksen mukaan. Yhdistäkää, erottakaa, keksikää uusia tai jättäkää tehtäviä pois mikäli siltä tuntuu. Useimmiten kaikille töille kuitenkin löytyy halukas tekijä, jos sitä osaa vain jäsenistöltä kysyä.

Yhdistyksen tuleva toiminta kirjataan toimintasuunnitelmaan. Tiedotussuunnitelma on taas yhdistyksen toiminnan tiedottamisen suunnitelma eli tiedotusryhmän perustyökalu. Tiedotussuunnitelma vastaa kysymyksiin: mitä, milloin, kenelle ja miksi yhdistys tiedottaa ja kuka siitä vastaa.

Yhdistyksen sihteerin, tiedottajan ja some-vastaavan ”tiedotusryhmän” työnjako voisi olla esimerkiksi seuraava:

Sihteeri hoitaa kaikki yhdistyksen hallituksen kokouksiin liittyvät viralliset ja epäviralliset työt (lista yllä, yhdistyksen säännöt ja vakiintuneet tavat).

Tiedotusvastaava vastaa koko jäsenistölle tapahtuvasta tiedottamisessa yhdessä sihteerin kanssa. Sen lisäksi huolehtii yhteyksistä paikallisiin tiedotusvälineisiin ja vastaa yhdistyksen omista ja jaettavista esitteistä eri tilaisuuksissa.

Sosiaalisen median vastaava (some-vastaava) hoitaa ensisijaisesti yhdistyksen nettisivuja ja facebook-sivua.