Toimintakertomus

Perusajatus toimintakertomuksen laadinnassa on sen kattavuus ja verrattavuus yhdistyksen toimintasuunnitelmaan. Toimintakertomus hyväksytään yhdistyksen kevätkokouksessa tai yhdistyksen varsinaisessa kokouksessa

Miksi toimintakertomus tehdään?

Vuosittain toimintakauden päätyttyä laaditaan yhdistyksen toiminnallisista tapahtumista yhteenveto. Jotta toimintakertomus todella kertoo kattavasti toimintavuoden tapahtumat, on siihen kirjattavien tietojen keruuseen ja tekemiseen syytä uhrata aikaa ja harkintaa.

Valitettavan monessa yhdistyksessä toimintakertomus koetaan vain sääntöjen määräämäksi pakkopullaksi. Toimintakertomus tehdään vain, koska se on pakko. Jälki on myös sen mukaista. Toimintakertomuksen kunnolliselle tekemiselle on paljon hyviä syitä. Tässä niistä muutamia:

Arviointia

Toimintakertomuksen kirjoittamisen ja kokouskäsittelyn aikana yhdistyksessä käydään keskustelua siitä, saavutettiinko edelliselle toimintakaudelle asetetut tavoitteet. Toimintakertomuksen kirjoittamisen yhteydessä on syytä pitää toisessa kädessä toimintasuunnitelmaa ja toisessa kädessä luetteloa toimintakauden saavutuksista, teoista ja tapahtumista. Näitä kahta asiakirjaa vertaamalla on helppo nähdä, ovatko tavoitteet toteutuneet. Samalla on mahdollista pohtia, olivatko aikanaan toimintasuunnitelmaan kirjatut tavoitteet jälkikäteen arvioituna realistisia vai yli- tai alimitoitettuja. Tästä pohdinnasta saadaan arvokasta tietoa tulevien toimintasuunnitelmien laadintaa varten.
Samalla voidaan arvioida kuinka toiminnalle suunnitellut resurssit riittivät tavoitteiden saavuttamiseen. Tästä syntyvä tieto voidaan jatkossa köyttää talousarvion laadinnan yhteydessä.
Samalla on mahdollista arvioida yhdistyksen ja sen jäsenistön taitoja ja valmiuksia. Mitä osaamme hyvin? Missä pitää vielä kehittyä?

Kiitosta

Järjestötoiminnassa ei ole kovin monta keinoa kiittää aktiivista jäsentä. Toimintakertomus parhaimmillaan voi olla kunnianosoitus niille, jotka ovat vaivojaan säästämättä ponnistelleet yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Tiedottamista

Toimintakertomus on osa yhdistyksen viestintää. Sen avulla pystytään kertomaan sekä omalle jäsenistölle että sidosryhmille, äänestäjille ja kannattajille, minkälainen yhdistys on. Jäsenistö näkee toimintakertomuksesta minkälaisia aktiviteetteja yhdistyksellä on ollut. Näin heille syntyy valmius jatkossa osallistua keskusteluun toiminnan kehittämisestä.

Historiankirjoitusta

Joku joskus jossakin on varmuudella kiinnostunut siitä, mitä me teimme tänään. Siksi toimintakertomukseen on syytä merkitä sellaisetkin asiat, jotka toiminnassa mukana olleet tietävät niin hyvin, että niiden kirjaaminen saattaa tuntua turhalta. Tämän päivän itsestäänselvyydet eivät ole itsestäänselvyyksiä viidenkymmenen vuoden kuluttua.

Jäsenten aktivointia

Yhdistyksen hallituksen jäsenet tuntevat tarkasti yhdistyksen toiminnan kokonaisuuden. Ovathan he itse olleet sitä tekemässä. Sen sijaan niin kutsutut rivijäsenet lukevat yhdistyksen toimintakertomuksesta, minkälaisen yhdistyksen jäsenenä ovat. Jos toimintakertomus osoittaa jäsenelle, että hän on mukana yhdistyksessä, jonka toiminnasta hänkin voi olla ylpeä, hän luultavasti maksaa jäsenmaksunsa ensi vuonnakin. Ja jos jäsen näkee toimintakertomuksesta, että yhdistyksen muut jäsenet toimivat aktiivisesti, niin miksen siis minäkin?

Osa yhdistyksen ulkoasua

Asiat ovat juuri niin kuin ne näyttävät olevan! Valitettavasti tai ei – niin se kuitenkin on. Pystyessään antamaan uskottavan ja luotettavan kuvan itsestään yhdistys automaattisesti kasvattaa painoarvoaan paikkakunnan asioihin vaikutettaessa. Kukapa haluaisi kysyä neuvoa mitättömältä yhdistykseltä. Sen sijaan aktiivisen, laajan ja vaikutusvaltaisen yhdistyksen sana kuuluu.

Osa tilinpäätöstä

Toimintakertomus on osa tilinpäätösasiakirjoja. Tilintarkastajat käyttävät sitä arvioidessaan yhdistyksen asioiden hoitoa.

Sääntöjen määräämää toimintaa

Tämä on loppujen lopuksi siis se vähäisin syy tehdä toimintakertomus!

Toimintakertomuksen laatimisperiaatteet

• Vaikka toimintakertomuksen koostamisesta vastaakin viime kädessä yleensä yhdistyksen sihteeri, on sen laatiminen koko hallituksen vastuulla.
• Toimintakertomus syntyy helposti, kun kukin toimija kirjoittaa omaa vastuualuettaan koskevat asiat ja kun tietoja tallennetaan koko toimintavuoden ajan.
• Toimintakertomuksen kirjoittamisprosessille on suureksi avuksi, jos yhdistyksen hallituksen kussakin kokouksessa kirjataan pöytäkirjaan edellisen hallituksen kokouksen jälkeiset tapahtumat.