Kenelle?
Mikäli yrittää puhutella kaikkia kerralla, ei puhuttele oikein ketään. On tärkeää kohdistaa oma sanoma ja viesti oikealle kohdeyleisölle. Tällöin myös viestin sisällössä voi keskittyä niihin asioihin, jotka tuota kohderyhmää koskettavat. Yhdistyksen toiminnan kannalta olennaista on ainakin seuraavanlainen viestintä oheisille kohderyhmille:
Uuden jäsenen vastaanottaminen
Kun yhdistys saa uuden jäsenen, on erittäin tärkeää, että häneen otetaan nopeasti yhteyttä ja sitoutetaan mukaan yhdistyksen toimintaan ja tavoitteisiin. Parhaiten uuden jäsenen motivoinnissa toimii henkilökohtainen kontakti. Uudelle jäsenelle kannattaa soittaa, lähettää sähköpostia ja kutsua hänet henkilökohtaisesti mukaan seuraavan yhdistyksen tapahtumaan. Lisäksi kannattaa tiedustella, mitä uusi jäsen yhdistystoiminnalta toivoo.
”Vanha jäsenistö” ajan tasalle
Yhdistyksen jäsenistön tulee olla ajan tasalla yhdistyksen toiminnasta. Harva ihminen liittyy yhdistykseen vain maksaakseen vuosittaisen jäsenmaksun, vaan sitä vastaan on syytä tarjota mahdollisuuksia osallistua toimintaan. On siis tärkeää informoida yhdistyksen koko jäsenistöä: kokouksista ja päätöksistä, tapahtumista, Kokoomuksen valtakunnallisista viesteistä, paikkakunnan kokoomuslaisesta päätöksenteosta.
Jäsenistön tiedottamiseen sopivat hyvin jäsenkirjeet, sähköpostit, puhelin, yhdistyksen internet-sivut. Kannattaa pohtia, millaisia asioita ja kuinka usein, jäsenistön on tärkeää tietää. Nykymaailmassa sähköpostiviestejä lähetetään hyvin matalalla kynnyksellä ja tungokseen asti, kun taas harvemmin lähetetty kirjeposti voi olla yllättävänkin henkilökohtainen tapa kontaktoida jäsen.
Hallituksen sisäinen viestintä
Hallitus vastaa yhdistyksen operatiivisesta toiminnasta sekä tekee tarvittavat päätökset yhdistyksen päättävien kokousten välissä. On siksi tärkeää, että yhdistyksen hallitus ovat hyvin informoituja sekä tietoisia yhdistyksessä ja Kokoomuksessa tapahtuvista asioista. Tiedonjakaminen on yhdistyksen menestyksekkään toiminnan kannalta elintärkeää.
Miten?
Jäsenkirje: sähköpostilla tai perinteisellä kirjeellä
- Jäsenkirjeen lähettämisessä kannattaa ottaa huomioon yhdistyksen jäsenistön tarpeet: onko kaikilla yhdistyksen jäsenillä sähköpostiosoite vai lähetetäänkö osalle jäsenistöstä perinteinen kirje?
- Saako perinteisellä kirjeellä enemmän huomiota kuin sähköpostilla, jota tulvii ihmisille muutenkin paljon?
- Jäsenkirjeessä kannattaa huomioida, mistä asioista on jo jäsenistöä tiedotettu puolueen ja piirin kirjeissä: informaatiotulva digiaikana on valtava, eikä samaa sisältöä kannata toistaa useasti, ellei se ole välttämätöntä
- Yhdistyksen jäsenten on hyvä tietää, kehen missäkin tapauksessa ottaa yhteyttä. Yhteystiedot kannattaa siksi kirjeessä tuoda esiin. Samalla voi kertoa menneestä ja tulevasta toiminnasta ja tapahtumista.
- Yhdistyksen sekä piirin toimintakalenterit toimitetaan jäsenille hyvissä ajoin.
- Yhdistyksen varsinaisista ja ylimääräisistä kokouksista on sääntöjen mukaan jäsenille lähetettävä erikseen kutsu.
- Hallituksen kokouksissa tehdyistä päätöksistä kannattaa tiedottaa myös jäsenistöä.
Puhelin
- Nopeassa viestinnässä (esimerkiksi tapahtumamuistutuksissa) soitto ja tekstiviesti toimivat hyvin.
- Puhelin on hyvin henkilökohtainen viestintäväline, joten kannattaa pohtia, millaiseen viestintään se sopii
Nettisivut
- Nettisivut ovat luontainen paikka pysyväluontoisemman tiedon hakuun (yhteystiedot, yhdistyksen tarkoitus, kannanotot jne.)
- Nettisivuille ei tarvitse reaaliaikaisesti kertoa kaikkea yhdistyksen toiminnasta, mutta siellä olevan tiedon tulee olla AINA ajan tasalla
- Mikäli yhdistyksen nettisivut jäävät päivittämättä, antavat ne myös sellaisen kuvan, ettei yhdistyksessä todella tapahdu mitään
Sosiaalinen media
- Siinä missä nettisivut ovat luonteva paikka pysyvä luonteisen tiedon hakuun, on sosiaalinen media oikea paikka reaaliaikaisempaan ja välittömämpään viestintään yhdistyksen toiminnasta (tapahtumakuvat, julkilausumat, keskustelunavaukset…)
- Eri viestinnän kanavia on lukuisia, monikäyttöisimpiä ja useimmille tutuimpia ovat ainakin Facebook ja Whatsapp, joihin voi luoda vain jäsenille tarkoitettuja keskusteluryhmiä
- Jos yhdistyksen jäsenistöstä moni on mukana esimerkiksi juuri Facebookissa, kannattaa tiedottamiskanavaa käyttää hyväksi