Kokouksen pöytäkirjalla on monta tehtävää

Pöytäkirja on juridinen asiakirja, joka kertoo kokouksen päätökset.

Samanaikaisesti pöytäkirja on osa yhdistyksen muistia, josta voi tarkastaa yhdistyksen jäsenten tahdon. Pöytäkirja on siis kokouksen osanottajien yhteinen sopimus siitä, mitä yhdistyksessä tehdään.

Edellisten lisäksi pöytäkirja on historiankirjoitusta. Yhdistystoiminnassa kuten muuallakin tehdään joka päivä historiaa, josta joku joskus tulee olemaan kiinnostunut.

Pöytäkirjalajeja

Pöytäkirjaa voidaan pitää monella eri tavalla tarpeesta riippuen. Yleisimmät ovat:

  • päätöspöytäkirja
  • keskustelupöytäkirja
  • selostuspöytäkirja

Yhdistysten kokouksista laaditaan yleisimmin päätöspöytäkirja.

Pöytäkirjaan tulee myös liittää kaikki ne liitteet joita kokouksessa on käsitelty. Myös ne siis ovat osa pöytäkirjaa.

 


 

Päätöspöytäkirja

Tavallisimmin yhdistysten kokouksista pidetään päätöspöytäkirjaa.

Tällöin pöytäkirjaan merkitään vain tieto siitä, mitä kokous on päättänyt. Keskeisimmistä kysymyksistä voidaan merkitä myös mahdollisissa äänestystilanteissa vastakkain olleet esitykset sekä äänestystulokset.

Myös käsitellyt liitteet ovat osa pöytäkirjaa.

 

Keskustelupöytäkirja

Keskustelupöytäkirjaan merkitään kaikki kokouksessa käytetyt puheenvuorot.

Keskustelupöytäkirjan kirjoittaminen tekeminen on erittäin vaativaa. Sellaisissa kokouksissa, joiden uskotaan kiinnostavan historiankirjoittajia, keskustelupöytäkirjan tekeminen on perusteltua.

Epävirallisen keskustelupöytäkirjan voi saada aikaan nauhoittamalla kokous ja liittämällä nauhoite kokouksesta tehtyyn päätöspöytäkirjaan.

Myös käsitellyt liitteet ovat osa pöytäkirjaa.

 

Selostuspöytäkirja

Selostuspöytäkirja on päätöspöytäkirjan ja keskustelupöytäkirjan välimuoto.

Siihen merkitään tieto kokouksen päätöksistä ja lisäksi selostus siitä, minkä sisältöisiä puheenvuoroja kokouksen osanottajat käyttivät. Selostuksen ei kuitenkaan tarvitse olla sanatarkkaa lainausta keskustelupöytäkirjan tapaan.

Myös käsitellyt liitteet ovat osa pöytäkirjaa.