Organisoituminen

Mikäli yhdistyksen hallitukseen on nimetty tapahtumavastaava, on luonnollista että tapahtuman päävastuu on hänellä. Päävastuu ei kuitenkaan tarkoita sitä, että hän tekisi kaiken yksin.
Tapahtuman järjestämiseen liittyy paljon eri osa-alueita, joten tehtäviä kannattaa jakaa useammalle ihmisille. Näin kenenkään kuorma ei muodostu liian suureksi vaan tapahtuman järjestämiseen liittyvät tehtävät ovat mielekkäitä.
Jos yhdistyksellä ei ole tapahtumavastaavaa, kannattaa tapahtumalle nimittää projektipäällikkö, joka kantaa päävastuun tapahtumasta ja huolehtii kaikkien osa-alueiden yhteistyöstä sekä aikataulussa ja budjetissa pysymisestä. Projektille voi ollajopa helpompi saada tekijä koska sillä on selkeä alku ja loppu. Tätä tapaa kannattaa hyödyntää aina kun se on mahdollista.

Erityisosaamiset käyttöön ja työt jakoon

Yhdistyksen jäsenistöstä löytyy monenlaista osaamista, joita kannattaa hyödyntää. Jokaisella järjestämiseen osallistuvalla henkilöllä on vahvuuksia ja suhteita, jotka ovat hyödyksi tapahtumaan liittyvissä asioissa.
Tapahtuman osa-alueet kannattaa pilkkoa pienempiin kokonaisuuksiin ja vastuuttaa henkilöt kullekin osa-alueelle. Sisäiseen tiedonkulkuun kannattaa kiinnittää huomiota, sillä on tärkeää että kaikki järjestämiseen osallistuvat henkilöt ovat samalla sivulla.
Vastuuhenkilöitä tarvitaan tapahtumavastaavan tai projektipäällikön lisäksi ainakin talouteen ja viestintään. Mikäli kyseessä on isompi tapahtuma voi olla tarpeen nimittää esimerkiksi lupa- ja turvallisuusvastaavat.