Mistä lähteä liikkeelle

Tapahtumien järjestämisen tukena ja suunnitteluapuna kannattaa käyttää omaa toimintasuunnitelmaa sekä talousarviota. Ne nimittäin ovat yhdistyksen jäsenistön antamia ohjeita ja valtuutuksia yhdistyksen hallitukselle yhdistyksen toimintaan liittyen.

  • Toimintasuunnitelma on nimensä mukaisesti suunnitelma yhdistyksen seuraavan vuoden toiminnasta. Sen tulisi sisältää myös toimintakalenteri, jossa tulevat tapahtumat on jaksotettu.
  • Talousarvio luo raamit sille millaisia tapahtumia voidaan järjestää ja onko niistä syytä kerätä osallistumismaksuja tai hankkia tuloja muilla keinoin.
  • Näitä papereita ei siis kannata jättää mappiin pölyttymään vaan käyttää käsikassarana yhdistyksen toiminnassa.

Hyvällä tapahtumalla on jokin tarkoitus

Tapahtumalla tulee olla jokin tavoite. Tavoite voi olla

  • ehdokas- tai jäsenhankintaan liittyvä,
  • kokoomuslaisen kuntapolitiikan kirkastaminen tai vaikkapa
  • yhdistyksen toiminnan esittely.

On siis määriteltävä syy, sille miksi tapahtuma järjestetään. Tavoite kannattaa tiivistää mahdollisimman konkreettiseksi, esimerkiksi ”tapahtuman aikana hankitaan kolme uutta kuntavaaliehdokasta.”

  • Yhdessä muodostettu tavoite auttaa eri odotusten ja näkökulmien yhteensovittamisessa ja sitouttaa ihmisiä.
  • Tapahtuman järjestämiseen osallistuvat tietävät mitä heiltä odotetaan ja tapahtuman onnistumista on helpompi mitata.

Tavoite määrittää muun muassa sen millaista tapahtumaa ollaan järjestämässä, kuten

  • mitkä ovat kohderyhmät,
  • missä ja milloin tapahtuma kannattaa järjestää,
  • budjetin sekä
  • viestinnän toimenpiteet.

Tapahtumaideoita kannattaa kysyä myös jäsenistöltä. Paras tapa tehdä kysely on kontaktoida jäsenistöä suoraan kasvokkain tai puhelimitse.
Kansio tarjoaa apuaan nettikyselyiden muodossa. Kohdasta nettikyselyt, yhdistys voi tehdä tarpeitansa parhaiten palvelevan sähköisen kyselyn.